Politik
Nr. 34

„Prozesse werden zwar geplant, lassen sich in der Regel dann jedoch nicht nach diesem Plan umsetzen“

Bettina Neunteufl | Büro für Öffentlichkeitsarbeit

Quality Audit Team: Christina Kroneder, Karoline Rasl, Barbara Wenk, Franziska Nittinger, Martina Schönerklee (v.l.n.r.)

Barbara Wenk unterstützt und begleitet das Quality Audit Team bei der Planung und Umsetzung des gesamten Quality Audit Prozesses. Wir haben Sie zum Interview gebeten.

Frau Wenk, was ist Ihre Aufgabe im Projekt „Quality Audit“?
Als Prozessbegleiterin begleite und unterstütze ich das Quality Audit Team und das Rektorat bei der Planung und Umsetzung des gesamten Quality Audit Prozesses. Das heißt, ich kümmere mich grob gesagt um die verschiedenen Ebenen und Dynamiken des Prozesses, damit die anderen Beteiligten sich primär um die thematischen Inhalte und die konkrete organisatorische Umsetzung kümmern können.
Prozesse werden zwar geplant, lassen sich in der Regel dann jedoch nicht nach diesem Plan umsetzen. Das heißt, es braucht eine ständige Reflektion durch die Beteiligten und immer wieder Anpassungen. Ein großer Teil meiner Arbeit besteht deshalb darin, jeweils gemeinsam mit dem Team die aktuellen Ereignisse, die Prozessdynamiken und sich zeigenden Herausforderungen zu reflektieren und zu verstehen, mögliche Wege und Lösungen aufzuzeigen, um letztlich situationsgerecht mit der aktuellen Situation umgehen zu können. Durch meine Begleitung und Unterstützung kann der Quality Audit Prozess dadurch zumindest potentiell für die Beteiligten zu einem Lernprozess werden, der sie persönlich, und auch die ganze Institution weiterbringt.

Warum ist die Begleitung des Projektes mit einem Blick von außen wichtig?
Als externe Prozessbegleiterin – in meinem Falle auch aus einer anderen Kultur – bin ich eine zusätzliche Ressource, welche das Arbeiten am vorliegenden Prozess durch eine zusätzliche Sicht und durch mein Prozesswissen unterstützen und bereichern kann.
Eine Institution wie die TU Wien lebt und entwickelt sich primär weiter Dank ihrer MitarbeiterInnen und durch deren Wissen und gesammelten Erfahrungen. Von außen her kommend kann ich die Geschehnisse an der TU Wien mit den Augen einer „Besucherin“ sehen, der andere Dinge auffallen als langjährigen MitarbeiterInnen. Von der Prozessbegleitung her kann ich auf Prozessdynamiken und Hindernisse aufmerksam machen, die Interne aus Gewohnheit eher übersehen, und ich kann weitere mögliche Wege und Optionen zu den gängigen Arbeits-und Kommunikationsweisen aufzeigen.
Oft geht es in dieser Zeit auch darum, den Umgang mit aktuellen Herausforderungen zu überdenken. Das heißt, sie wirklich anzunehmen und zu schauen, wo kann ich nichts ändern… wo tun sich jedoch auch Spielräume auf und diese dann auch kreativ zu nutzen.
Zentral in meiner Arbeit ist jeweils, die langjährigen Erfahrungen der MitarbeiterInnen der TU Wien und meine externe Sichtweise so miteinander zu integrieren, dass sich ein möglichst sinnvoller Prozess ergibt.

Wie läuft ein typischer Tag im QA-Team ab?
Einen typischen Tag gibt es eigentlich nicht, da das Quality Audit Team und auch weitere Beteiligte neben ihren Aufgaben in diesem Projekt noch an anderen Projekten beteiligt sind; respektive noch zusätzliche Aufgaben haben. Das heißt, für alle Beteiligten ist das QA-Projekt eines unter vielen. Das bedingt natürlich einiges an Koordination und verlangt öfters, Prioritäten zu setzen. Neben dem Verteilen der Aufgaben und der Verantwortlichkeiten, geht es auch immer wieder darum das Rollenverständnis der Beteiligten zu klären. Meine genauen Aufgaben ergeben sich jeweils aus dem Prozess selber und sind sehr vielfältig. Das heißt, ich nehme im Verlauf des Prozesses je nach Bedarf immer wieder eine leicht andere Rollen ein – bin Anwesende, Beobachtende, Moderierende, Beratende, Unterstützende…
Für unsere tägliche Arbeit ist am prägendsten, dass das vorliegende Quality Audit Projekt von Anfang an als ein partizipativer Prozess geplant wurde, und wir uns so immer wieder mit der Frage auseinandersetzen müssen, was das nun für die Kommunikation und die Arbeitsweisen im Team selber bedeutet. Von früheren Projekten her, war ich mir bewusst, dass das Ziel „partizipativer Prozess“ zunächst vom Team selber vorgelebt werden muss. Dazu mussten wir uns zuerst einmal klar werden, was das für uns heißt. Erst in einem zweiten Schritt begannen wir ein Konzept für einen partizipativen Prozess zu entwickeln, dessen Höhepunkt mit den von mir moderierten Gesprächen in den Arbeitsgruppen im Mai/ Juni statt finden wird.

Wie ist Ihr Eindruck von der Projektdynamik? Ziehen alle an einem Strang?
Das ist interessant, dass Sie diese Frage in diesem Zusammenhang stellen. Denn gerade in einem partizipativen Prozess gilt es immer wieder zu überprüfen, ob alle noch aktiv beteiligt sind und sich beteiligt fühlen, das heißt auch, ob alle am selben Strang und in die selbe Richtung ziehen. Dabei kann ich – wie im vorliegenden QA-Projekt – zunächst nicht einmal davon ausgehen, dass sich alle für eine Beteiligung an einem partizipativen Prozess interessieren und sich engagieren möchten: Wieso sollten sie das tun?
Beteiligung und Partizipation braucht daher von Anfang an eine klare Kommunikation – insbesondere hinsichtlich der gegenseitigen Erwartungen und der genauen Rahmenbedingungen – und auch gewisse Offenheit und die Motivation aller Beteiligten, sich auf einen partizipativen Prozess erst einzulassen. Partizipative Prozesse zu entwickeln und zu begleiten bedeutet daher auch die Bereitschaft zu viel Kommunikations- und Beziehungsarbeit. Denn partizipative Prozesse sind für alle Beteiligten auch sehr anstrengend und zum Teil mühsam: Herausforderungen, die während der Arbeit, während des Prozesses auftauchen gilt es fortlaufend zu reflektieren, zu facilitieren und zu integrieren. Wie das jeweils getan wird und ob es gelingt, hängt jeweils sehr von den bestehenden, gewohnten Kommunikations- und Arbeitsweisen der betroffenen Institution ab.
Einen partizipativen Prozess zu initiieren und zu gestalten ist also eine aufwändige, harte Arbeit, die viel Einsatz, Beharrlichkeit und Geduld erfordert, insbesondere wenn für die Beteiligten eine partizipative Vorgehensweise noch nicht selbstverständlich ist. Streng genommen ist dieser partizipativ gestaltete Quality Audit Prozess für die TU Wien also auch ein Veränderungsprozess, der viele neue Möglichkeiten und Erfahrungen ermöglicht. So gilt es z.B. auch zu bedenken, dass das „alle an einem Strick in dieselbe Richtung zu ziehen“ erst im Verlaufe der gemeinsamen Auseinandersetzungen entstehen kann. Oder um nochmals auf Ihre Frage zu zurückzukommen: Ja, wir sind auf dem Weg dahin… und es gibt noch viel zu tun!

Was wünschen Sie der TU Wien zum 200. Geburtstag?
Als Historikerin habe ich mich schon früher mit Jubiläen sehr intensiv beschäftigt. Dabei ist mir aufgefallen, dass das Potential von Jubiläen für eine Bestandsaufnahme und darauf aufbauend ein Blick in die Zukunft oft unterschätzt und somit auch nicht genügend genutzt wird. Für mich gehen Jubiläen jedoch über die Rückschau und das gemeinsame Feiern hinaus.
So wünsche ich mir, dass die TU Wien sich im Rahmen ihres Jubiläums noch aktiver damit auseinander setzt, was die TU Wien heute und in ihrer 200-jährigen Entwicklung seit ihrer Entstehung im Kern ausmacht: Was war die Kernidee – die Kernvision – , welche zur Gründung der TU Wien und zur Definition ihrer Identität damals beigetragen hat? Und wie kann diese für die heutige Zeit und in die Zukunft gerichtet wieder aufgenommen und neu interpretiert werden?

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