Campus
Nr. 43

ALMA – die neue Bibliothekssoftware

Fritz Neumayer | Universitätsbibliothek
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Eulenskulptur von Bruno Weber am Hauptgebäude der Universitätsbibliothek der TU Wien

Nach der Entscheidung, das bisherige Bibliotheksverwaltungssystem „Aleph“ zu ersetzen, wurde in einem langen und sorgfältig geführten offiziellen Vergabeverfahren das neue konsortiale Bibliotheksverwaltungssytem „Alma“ der Firma ExLibris ausgewählt. Die Universitätsbibliothek der TU Wien wird Mitte August 2017 den Betrieb mit Alma aufnehmen. Die bestehende Katalogsuche über CatalogPlus bleibt im Wesentlichen unverändert und wird nur in wenigen Details adaptiert.

Was ist Alma?

Alma ist eine cloud-basierte Lösung, mit der Bibliotheken Arbeitsabläufe effizienter gestalten können. Außerdem erleichtert sie die Zusammenarbeit mit Partnerinstitutionen. Alma wird als SaaS (Software as a Service) angeboten und kann von allen Bearbeiter_innen über einen Internetbrowser aufgerufen werden.

Darüber hinaus deckt Alma Prozesse der Literaturauswahl, des Bestell- und Erwerbungswesens, der Etatverwaltung, der Verwaltung von elektronischen und Print-Ressourcen, des Metadatenmanagements (Inventarisierung und Katalogisierung), des Link-Managements, der Ausleihe für Printbestände inklusive Mahnwesen sowie diverse statistische Auswertung ab.

Viele Bibliotheken weltweit verfügen über dieselben elektronischen und Print-Medien. Alma ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Metadaten, um diese Medien nach standardisierten Formaten und bibliothekarischen Regeln zu beschreiben und zu verwalten. Auch eine strategische Bestandsentwicklung mit kooperierenden Organisationen kann gesteuert werden.

Der Betrieb von Alma im Bibliothekenverbund wird für Universitätsbibliotheken und weitere öffentliche und private Bibliothekseinrichtungen in Österreich durch die OBVSG (Österreichische Bibliotheken Service GmbH) organisiert. Die OBVSG ist eine per Gesetz eingerichtete Gesellschaft des Bundes die alle österreichischen wissenschaftlichen Bibliotheken betreut.

Datenschutz von personenbezogenen Daten

Es ist uns sehr wichtig, die personenbezogenen Daten der Nutzer_innen zu schützen. Deshalb sind die Daten der Benutzer_innen, die aus TISS bezogen werden, in Alma verschlüsselt gespeichert und können nur von berechtigten  Mitarbeiter_innen gelesen werden. Der Speicherort der Daten ist in den Niederlanden und damit im EWR-Raum. Alma weist sämtliche für ein cloud-basiertes System erforderlichen Zertifizierungen auf und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen nach der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung. Eine detaillierte Systembeschreibung können Sie online nachlesen.

Zeitplan bis zur Inbetriebnahme von Alma

Die finale Systemumstellung (Datenübernahme vom alten ins neue System) beginnt Ende Juli. Alma wird dann voraussichtlich am 18. August 2017 den Betrieb aufnehmen. Bis kurz davor werden Ausleihe und Rückgabe weiterhin möglich sein, sodass die Bibliotheksservices für Benutzer_innen nur für wenige Tage eingeschränkt sein werden.

Was ändert sich für Benutzer_innen?

  • Alle Vormerkungen auf Medien im alten Bibliothekssystem werden gelöscht.
  • Abgeschlossene Ausleihen (ehemalige Ausleihen) aus dem alten Bibliothekssystem werden gelöscht.
  • Aus Datenschutzgründen werden künftig abgeschlossene Ausleihen (ehemalige Ausleihen) nur mehr 6 Monate gespeichert.

Was ändert sich für Institutsmitarbeiter_innen, die bis jetzt Aleph für die Entlehnung verwenden?

  • Anstelle des Aleph-Clients wird es eine web-basierte Anwendung für Alma geben.
  • Der Umgang mit Entlehnung und Rückgabe von Institutsbüchern wird vereinfacht.

In zwei Informationsveranstaltungen möchten wir die Institutsmitarbeiter_innen über die Änderungen informieren. Die betroffenen Personen werden dazu gezielt eingeladen.

Bild: © UB TU Wien

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